Funkcje realizowane przez aplikacje workflow

Z najważniejszych funkcji aplikacji Workflow w ramach standardu koalicji WfMC należy wymienić następujące:

• Odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy - w ramach tej funkcjonalności możliwe jest: tworzenie komórek organizacyjnych, zależności między nimi, dowiązywanie pracowników do komórek, określanie ich kompetencji oraz przypisywanie stanowisk.

• Rozdzielanie pracy, równoległe wykonywanie zadań - często określona praca jest dzielona na zadania, a te są wykonywane w ramach kolejnych etapów procesu pracy. Aby skrócić czas wykonywania procesu, można część zadań wykonywać równolegle, przez kilka osób. Dodatkowo, w każdym momencie wykonywania procesu jest możliwe sprawdzenie, w jakim stanie są poszczególne zadania i co zostało wykonane w ramach tych zadań.

• Łączenie pracy, synchronizacja wykonanych zadań - analogicznie do rozdzielania zadań potrzebne jest też ich łączenie. Przy łączeniu wykonanych zadań trzeba uwzględnią, Że część wykonanych prac może zostać wykonana szybciej, a część z opóźnieniem - po terminie. Dodatkowo, trzeba też pamiętać o odpowiednim złączeniu informacji pochodzących z różnych zadań. użytkownik wykonujący łączenie tych zadań jest informowany na bieżąco o pojawianiu się kolejnych, wykonanych zadań. W zależności od rodzaju złączenia możliwe jest wykonanie działań po pojawieniu się wszystkich zadań lub tylko pierwszego.

• Warunkowe wykonywanie etapów prac - niekiedy istnieje potrzeba, aby dany etap prac był wykonywany w zależności od pewnego warunku w taki lub inny sposób. Przykładem takiej sytuacji jest akceptacja wniosku kredytowego, który w zależności od kwoty jest rozpatrywany przez młodszego lub starszego urzędnika. Warunki te mogą zależeć od danych sterujących procesu oraz przetwarzanych informacji.

• Przypisywanie osób lub specjalizowanych aplikacji do wykonywania zadań oprócz określenia, co i kiedy zostanie wykonane ważne jest, aby określić, kto to ma wykonać. Zadania mogą być wykonywane przez konkretne osoby, komórki organizacyjne, dynamiczne tworzone grupy osób oraz specjalizowane aplikacje. Dodatkowo w ramach przydzielenia osób do wykonania danego etapu można określić, czy etap ten będzie wykonany przez jedną osobę z grupy osób, które mogą ją wykonać, czy przez wszystkie osoby. Jest szczególnie ważne przy rozpatrywaniu obciążenia pracowników.

• Określanie czasu wykonywania etapu prac oraz całego procesu - w przypadku rygorystycznych ograniczeń czasowych na wykonywanie danej pracy istnieje potrzeba ścisłej kontroli czasu wykonania poszczególnych etapów pracy. Wiąże się to także z możliwościami natychmiastowej reakcji w przypadku, gdy określone zadanie jest opóźnione. Dodatkowo ważne jest, aby mieć możliwość analizy już wykonanych procesów, szczególnie w celu zwiększenia efektywności pracy.

• Dowiązywanie informacji do przebiegu procesu - przesyłanie grupy danych pomiędzy wykonywanymi zadaniami. Przykładem grupy danych są elektro niczne dokumenty (skanowane lub dołączane), pisma, sprawy i teczki.

• Wywoływanie aplikacji zewnętrznych - aby umożliwić wykonywanie wramach procesu pracy nowych zadań, które w trakcie wdrażania nie były rozpoznane. Przy rozpatrywaniu klasycznego przypadku należałoby uzgodnić interfejsy pomiędzy już istniejącym systemem, a aplikacją weryfikującą. Uzgodnienie interfejsu, o ile jest możliwe wiąże się najczęściej z modyfikacją już istniejących systemów, a to z kolei oznacza dodatkowe koszty. 

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań z tej dziedziny, które w mniejszym lub większym stopniu odpowiadają standardom zaproponowanym przez koalicje WfMC. Istotne zmiany w projektowaniu tego typu aplikacji wprowadziła także organizacja OMG (Object Management Group) opierając dotychczasowe rozwiązania w realiach obiektowych. Jednak nienależnie od rozwiązań technologicznych aplikacje te w istotny sposób wpływają na usprawnienie po pierwsze w zakresie definiowania procesów biznesowych organizacji. Po drugie jednak także w istotny sposób poprawiają komunikację i wymianę niezbędnych informacji zarówno wewnątrz firmy jak i na zewnątrz.