Co to jest Workflow?

Workflow (ang. work flow – przepływ pracy) – w sensie szerszym, pojęcie określające sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności.

Według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) workflow to:

"automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Pojęcie workflow jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza służącego wspomagania pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu delegacji w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową generują dane wejściowe (miejsce do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z Warszawy do Poznania), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji u klienta, dokument delegacji staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podroży. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow.

Procesy workflow przedstawia się zwykle w postaci grafu. Przykładowy graf przedstawiający proces workflow przedstawiono na rysunku 1.

 

Istnieje także szereg narzędzi komputerowego wspomagania tworzenia procesów workflow, włącznie z narzędziami pozwalającymi w sposób graficzny projektować i programować gotowe systemy przepływu informacji.