Systemy Zarządzania Procesami Workflow – Architektura rozwiązania

                Wymiana różnorodnych informacji pomiędzy pracownikami firmy oraz współpraca z jednostkami zewnętrznymi to kluczowe elementy działania typowego przedsiębiorstwa. Problemem, na jaki napotykają popularne systemy zarządzania pracą jest to, że reguły, według których odbywa się wspomniana wymiana informacji ulegają ciągłym zmianom. Działanie Workflow oparte jest na rozszerzalnej architekturze sterowanej procesami. System umożliwia przekazywanie dowolnych typów informacji, zarówno pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz. W przeciwieństwie do innych systemów organizacji pracy, które ograniczają się do przesyłania informacji pomiędzy użytkownikami i wymuszania pewnych czynności zatwierdzających, Workflow umożliwia modelowanie złożonych procesów, jakie zachodzą w biznesie. Przy pomocy tego narzędzia można definiować procesy, które wykonują się w pętli, rozgałęziają się na działania przebiegające równolegle, spotykają się, dekomponują się na procesy podrzędne, rozdzielają w zależności od rezultatów określonego działania i wygasają.

Teoretyczne podstawy tworzenia SWO i strategie budowy e-biznesu w zakresie integracji systemów, Worflow pozwalają definiować zdarzenia, w których wystąpienie decyduje o uruchomieniu pewnych czynności, czy przesłaniu komunikatów pomiędzy określonymi aplikacjami. Komunikacja będąca skutkiem tych działań może zostać nawiązana pomiędzy aplikacjami pracującymi w przedsiębiorstwie. Integracji mogą podlegać również pracownicy firmy, bądź grupy pracowników (na przykład działy przedsiębiorstwa), a także osoby współpracujące (dostawcy, odbiorcy, potencjalni klienci). Oni również są automatycznie powiadamiani o wystąpieniu określonych zdarzeń zdefiniowanych w systemie.

W ogólnym modelu architektury według standardu koalicji WfMC punktem wyjścia jest określenie procesu biznesowego, który ma być obsługiwany przez aplikację. Następnie w narzędziach przeznaczonych do modelowania następuje definiowanie procesu w rozbiciu na poszczególne działania zgodnie ze standardem „rozumianym” przez system zarządzania procesami Workflow. Po zdefiniowaniu procesu system ten odpowiedzialny jest za prawidłowy przebieg procesu oraz za zarządzanie instancjami procesu i monitowanie o etapach jego przebiegu.

 Szczegółowo poszczególne elementy architektury zostały omówione poniżej:

 

1. System Zarządzania Procesami Workflow (Workflow Management System)

Jest to system, który definiuje, tworzy i zarządza realizacją procesu workflow

przez wykorzystanie do tego odpowiedniego oprogramowania (Workflow Engine), które potrafi zinterpretować definicję procesu zamodelowaną w modelerze a następnie zainicjować działanie procesu workflow, który może również obejmować komunikację z innymi aplikacjami zewnętrznymi. Automatyzacja procesu biznesowego jest determinowana przez definiowanie procesu, które identyfikuje działania, zasady i procedury oraz powiązane dane. System zarządzania procesami Workflow składa się z trzech komponentów:

• Komponenty software, które zapewniają wsparcie różnych funkcji realizowanych przez system (ciemnoszare wypełnienie),

• Różnego typu dane systemowe i meta dane (definicje danych), które są wykorzystywane przez różne komponenty oprogramowania,

• Aplikacje zewnętrzne i dane tych aplikacji (wypełnienie szare), które nie są

częścią systemu WF, ale realizują jakieś fragmenty procesu.

Na rysunku 1 poniżej zaprezentowany został schemat architektury systemu zarządzania procesami workflow:

2. Modelery definiujące procesy (Process Definition Tool)

Narzędzia do definiowania procesów są wykorzystywane to prezentacji zagadnienia biznesowego w ujęciu procesowym. Mogą one bazować na formalnych językach modelowania procesów (formal process definition language), na modelach obiektów i relacji między nimi lub na prostych skryptach pisanych w konkretnym języku programowania. Konieczne jest zapewnienie wymienialności i dostępności formatów miedzy poszczególnymi użytkownikami. Definicja procesu składa się z pojedynczych działań (kroków) oraz relacji między nimi, definicji wyzwalaczy (trigger) procesu oraz czynników kończących proces, jak również z informacji na temat danych i aplikacji zewnętrznych biorących udział w procesie. Narzędzia te mogą być albo nierozerwalnymi częściami aplikacji WF lub mogą być aplikacjami zewnętrznymi wykorzystywanymi do modelowania i optymalizacji procesów biznesowych. W tym przypadku konieczne jest stworzenie odpowiedniego interfejsu definiującego format wymiany danych między narzędziem a aplikacją WF.

Jeśli do modelowania procesów jest wykorzystywane zewnętrzne narzędzie, definicja procesu musi być transformowana do postaci zrozumiałej dla obu produktów, można również utworzyć repozytorium, w którym będą składowane definicje w formie czytelnej dla obu programów. Końcowy efektem modelowania procesu i jego poszczególnych kroków jest definicja procesu, która może być interpretowana w czasie rzeczywistym przez Workflow Engine. W modelu referencyjnym koalicji WfMC proces wymiany danych obsługiwany jest przez odpowiednio zdefiniowany do tego interfejs. Definiowanie procesu zawiera wszystkie konieczne informacje o procesie, które są konieczne do jego realizacji w aplikacji Workflow. W skład tych informacji wchodzą:

• Warunki rozpoczęcia procesu, (wyzwalacze),

• Warunki zakończenia procesu,

• Działania (activities) wchodzące w skład procesu – pojedyncze zdarzenia,

oraz zasady regulujące przepływy (przejścia) miedzy nimi,

• Zadania dla uczestników procesu, które mają zostać wykonane,

• Powiązania z aplikacjami zewnętrznymi,

• Definicje metadanych wykorzystywanych przez aplikację WF, które mogą

być wykorzystywane w czasie realizacji procesu.

Na rysunku 2 poniżej zaprezentowano elementy definicji procesu.

3. Działanie (activity)

Działanie stanowi jednostkę pracy, która stanowi logiczny krok w procesie. Działanie może być wykonywane ręcznie przez Użytkownika (bez wsparcia systemu) lub automatyzowane przez system workflow. Takie działanie absorbuje zasoby ludzkie, systemowe wspierające wykonanie procesu alokowane na pojedynczym kroku procesu. Działanie może być funkcją, powiadomieniem, zdarzeniem biznesowym lub podprocesem.

 

4. Instancja (procesu lub działania)

Jest to reprezentacja pojedynczej realizacji procesu, działania w ramach procesu zawierająca powiązane z nią dane. Każda instancja reprezentuje wydzieloną ścieżkę wykonania procesu, która może być niezależnie kontrolowana, może posiadać swój stan i reprezentację zewnętrzną.

źródła:

-http://www.wfmc.org

-http://www.swo.ae.katowice.pl/_pdf/120.pdf

-http://en.wikipedia.org/wiki/WFMC