IntraDok - System do elektronicznego obiegu dokumentów

intraDok -System do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Spraw

intraDok, jest dedykowany do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów i spraw. Jest systemem pracy grupowej doskonale podnoszącym efektywność pracy firm lub urzędów

W obecnych czasach, działanie firm bez elektronicznego obiegu dokumentów staje się coraz trudniejsze. Zarządzanie obiegiem dokumentów i spraw stanowi trudne zadanie, którego rozwiązaniem jest automatyzacja procesu biznesowego. Takie rozwiązanie pozwala na zapewnienie, że dokumenty czy sprawy trafią w odpowiednim czasie do odpowiednich osób.

Sprawna i szybka realizacja procesu biznesowego zależna jest przede wszystkim od dynamiki wymiany informacji podczas jego realizacji. intraDok WorkFlow w automatyczny i systemowy sposób wykona taki proces powodując efektywniej wpłynąć na czas jego przebiegu, a tym samym zwiększająć wydajność, co bezpośrednio wpływa na działania całego przedsiębiorstwa.

Przeznaczenie: 

intraDok Workflow służy do budowy i uruchomienia dedykowanych procesów biznesowych. W ramach jednego środowiska Workflow zapewnia możliwość projektowania, uruchomienia, kontroli i optymalizacji wszystkich działań firmy. Wykorzystanie Workflow zwiększa elastyczności komunikacji między pracownikami oraz integruje różne systemy zapewniając pełną kontrolę oraz możliwość analizy procesów.

Platforma Workflow w połączeniu z EOD intraDok służy m.in. jako:
-elektroniczny obieg dokumentów i zadań 
-elektroniczne archiwum dokumentów 
-system obsługi i zarządzania procesami biznesowymi 
-baza kontaktów teleadresowych 
-system organizacji czasu pracy i wykorzystania zasobów firmowych 
-system rejestracji wszelkiego rodzaju korespondecji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej 
-system digitalizacji dokumentów w oparciu o zaprojektowane procesy 
-narzędzie integrujące inne rozwiązania informatyczne

Korzyści: 

1.) graficzne definiowanie procesów  
Pozwala definiować etapy, czas ich wykonywania i powiązania między nimi, rolę potencjalnych uczestników procesu oraz dane, dokumenty i operacje konieczne do wykonania poszczególnych zadań.

2.) Definicje te przechowywane są w szablonach procesów. Do tworzenia definicji procesów służy specjalistyczny graficzny edytor, którego zastosowanie bardzo ułatwia czynność projektowania procesów a jednocześnie pozwala na zdefiniowanie procesów o niemal nieograniczonej złożoności.

3.) praca grupowa  
Umożliwia kontrolę zadań prowadzonych równolegle przez jednostki lub zdefiniowane grupy, zgodnie z zaprojektowanymi procesami zachodzącymi w danej organizacji.

4.) integracja aplikacji Umożliwia uruchamianie zewnętrznych aplikacji, jako wynik automatycznego wywołania etapu procesu, a następnie warunkowanie przejścia do kolejnego kroku od informacji zwrotnej uzyskanej z wywołanej aplikacji, co pozwala na pełne zintegorwanie juz wykorzystywanych systemów informatycznych a tym samym usprawnienie działania całej organizacji.

5.) struktura organizacyjna Pozwala zaprojektować procesy biznesowe funkjonujące w oparciu o strukturę organizacyjną i powiązać ją z kompetencjami poszczególnych członków organizacji.

6.) kontrola uprawnień Platforma Workflow w oparciu o system uprawnień intraDok, który zapewnia kontrolę nad dostępem do poszczególnych procesów, dokumentów i innych zasobów systemu, wraz z możliwością rejestracji czynności wykonywanych przez uczestników procesów - jest znakomitym narzędziem rejestrującym pełny przepływ informacji.

7.) interfejs przeglądarki wszystkie dane i usługi są dostępne przez interfejs przeglądarki internetowej, co ułatwia zarządzanie systemem oraz drastycznie obniża koszty wdrożenia systemu

Poniżej prezentuję przykładowe okienka systemu intraDok: