IntraDok - System do elektronicznego obiegu dokumentów

intraDok -System do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Spraw

intraDok, jest dedykowany do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów i spraw. Jest systemem pracy grupowej doskonale podnoszącym efektywność pracy firm lub urzędów

W obecnych czasach, działanie firm bez elektronicznego obiegu dokumentów staje się coraz trudniejsze. Zarządzanie obiegiem dokumentów i spraw stanowi trudne zadanie, którego rozwiązaniem jest automatyzacja procesu biznesowego. Takie rozwiązanie pozwala na zapewnienie, że dokumenty czy sprawy trafią w odpowiednim czasie do odpowiednich osób.

Sprawna i szybka realizacja procesu biznesowego zależna jest przede wszystkim od dynamiki wymiany informacji podczas jego realizacji. intraDok WorkFlow w automatyczny i systemowy sposób wykona taki proces powodując efektywniej wpłynąć na czas jego przebiegu, a tym samym zwiększająć wydajność, co bezpośrednio wpływa na działania całego przedsiębiorstwa.

Przeznaczenie: 

intraDok Workflow służy do budowy i uruchomienia dedykowanych procesów biznesowych. W ramach jednego środowiska Workflow zapewnia możliwość projektowania, uruchomienia, kontroli i optymalizacji wszystkich działań firmy. Wykorzystanie Workflow zwiększa elastyczności komunikacji między pracownikami oraz integruje różne systemy zapewniając pełną kontrolę oraz możliwość analizy procesów.

Platforma Workflow w połączeniu z EOD intraDok służy m.in. jako:
-elektroniczny obieg dokumentów i zadań 
-elektroniczne archiwum dokumentów 
-system obsługi i zarządzania procesami biznesowymi 
-baza kontaktów teleadresowych 
-system organizacji czasu pracy i wykorzystania zasobów firmowych 
-system rejestracji wszelkiego rodzaju korespondecji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej 
-system digitalizacji dokumentów w oparciu o zaprojektowane procesy 
-narzędzie integrujące inne rozwiązania informatyczne

Korzyści: 

1.) graficzne definiowanie procesów  
Pozwala definiować etapy, czas ich wykonywania i powiązania między nimi, rolę potencjalnych uczestników procesu oraz dane, dokumenty i operacje konieczne do wykonania poszczególnych zadań.

2.) Definicje te przechowywane są w szablonach procesów. Do tworzenia definicji procesów służy specjalistyczny graficzny edytor, którego zastosowanie bardzo ułatwia czynność projektowania procesów a jednocześnie pozwala na zdefiniowanie procesów o niemal nieograniczonej złożoności.

3.) praca grupowa  
Umożliwia kontrolę zadań prowadzonych równolegle przez jednostki lub zdefiniowane grupy, zgodnie z zaprojektowanymi procesami zachodzącymi w danej organizacji.

4.) integracja aplikacji Umożliwia uruchamianie zewnętrznych aplikacji, jako wynik automatycznego wywołania etapu procesu, a następnie warunkowanie przejścia do kolejnego kroku od informacji zwrotnej uzyskanej z wywołanej aplikacji, co pozwala na pełne zintegorwanie juz wykorzystywanych systemów informatycznych a tym samym usprawnienie działania całej organizacji.

5.) struktura organizacyjna Pozwala zaprojektować procesy biznesowe funkjonujące w oparciu o strukturę organizacyjną i powiązać ją z kompetencjami poszczególnych członków organizacji.

6.) kontrola uprawnień Platforma Workflow w oparciu o system uprawnień intraDok, który zapewnia kontrolę nad dostępem do poszczególnych procesów, dokumentów i innych zasobów systemu, wraz z możliwością rejestracji czynności wykonywanych przez uczestników procesów - jest znakomitym narzędziem rejestrującym pełny przepływ informacji.

7.) interfejs przeglądarki wszystkie dane i usługi są dostępne przez interfejs przeglądarki internetowej, co ułatwia zarządzanie systemem oraz drastycznie obniża koszty wdrożenia systemu

Poniżej prezentuję przykładowe okienka systemu intraDok:

Funkcje realizowane przez aplikacje workflow

Z najważniejszych funkcji aplikacji Workflow w ramach standardu koalicji WfMC należy wymienić następujące:

• Odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy - w ramach tej funkcjonalności możliwe jest: tworzenie komórek organizacyjnych, zależności między nimi, dowiązywanie pracowników do komórek, określanie ich kompetencji oraz przypisywanie stanowisk.

• Rozdzielanie pracy, równoległe wykonywanie zadań - często określona praca jest dzielona na zadania, a te są wykonywane w ramach kolejnych etapów procesu pracy. Aby skrócić czas wykonywania procesu, można część zadań wykonywać równolegle, przez kilka osób. Dodatkowo, w każdym momencie wykonywania procesu jest możliwe sprawdzenie, w jakim stanie są poszczególne zadania i co zostało wykonane w ramach tych zadań.

• Łączenie pracy, synchronizacja wykonanych zadań - analogicznie do rozdzielania zadań potrzebne jest też ich łączenie. Przy łączeniu wykonanych zadań trzeba uwzględnią, Że część wykonanych prac może zostać wykonana szybciej, a część z opóźnieniem - po terminie. Dodatkowo, trzeba też pamiętać o odpowiednim złączeniu informacji pochodzących z różnych zadań. użytkownik wykonujący łączenie tych zadań jest informowany na bieżąco o pojawianiu się kolejnych, wykonanych zadań. W zależności od rodzaju złączenia możliwe jest wykonanie działań po pojawieniu się wszystkich zadań lub tylko pierwszego.

• Warunkowe wykonywanie etapów prac - niekiedy istnieje potrzeba, aby dany etap prac był wykonywany w zależności od pewnego warunku w taki lub inny sposób. Przykładem takiej sytuacji jest akceptacja wniosku kredytowego, który w zależności od kwoty jest rozpatrywany przez młodszego lub starszego urzędnika. Warunki te mogą zależeć od danych sterujących procesu oraz przetwarzanych informacji.

• Przypisywanie osób lub specjalizowanych aplikacji do wykonywania zadań oprócz określenia, co i kiedy zostanie wykonane ważne jest, aby określić, kto to ma wykonać. Zadania mogą być wykonywane przez konkretne osoby, komórki organizacyjne, dynamiczne tworzone grupy osób oraz specjalizowane aplikacje. Dodatkowo w ramach przydzielenia osób do wykonania danego etapu można określić, czy etap ten będzie wykonany przez jedną osobę z grupy osób, które mogą ją wykonać, czy przez wszystkie osoby. Jest szczególnie ważne przy rozpatrywaniu obciążenia pracowników.

• Określanie czasu wykonywania etapu prac oraz całego procesu - w przypadku rygorystycznych ograniczeń czasowych na wykonywanie danej pracy istnieje potrzeba ścisłej kontroli czasu wykonania poszczególnych etapów pracy. Wiąże się to także z możliwościami natychmiastowej reakcji w przypadku, gdy określone zadanie jest opóźnione. Dodatkowo ważne jest, aby mieć możliwość analizy już wykonanych procesów, szczególnie w celu zwiększenia efektywności pracy.

• Dowiązywanie informacji do przebiegu procesu - przesyłanie grupy danych pomiędzy wykonywanymi zadaniami. Przykładem grupy danych są elektro niczne dokumenty (skanowane lub dołączane), pisma, sprawy i teczki.

• Wywoływanie aplikacji zewnętrznych - aby umożliwić wykonywanie wramach procesu pracy nowych zadań, które w trakcie wdrażania nie były rozpoznane. Przy rozpatrywaniu klasycznego przypadku należałoby uzgodnić interfejsy pomiędzy już istniejącym systemem, a aplikacją weryfikującą. Uzgodnienie interfejsu, o ile jest możliwe wiąże się najczęściej z modyfikacją już istniejących systemów, a to z kolei oznacza dodatkowe koszty. 

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań z tej dziedziny, które w mniejszym lub większym stopniu odpowiadają standardom zaproponowanym przez koalicje WfMC. Istotne zmiany w projektowaniu tego typu aplikacji wprowadziła także organizacja OMG (Object Management Group) opierając dotychczasowe rozwiązania w realiach obiektowych. Jednak nienależnie od rozwiązań technologicznych aplikacje te w istotny sposób wpływają na usprawnienie po pierwsze w zakresie definiowania procesów biznesowych organizacji. Po drugie jednak także w istotny sposób poprawiają komunikację i wymianę niezbędnych informacji zarówno wewnątrz firmy jak i na zewnątrz.

Systemy Zarządzania Procesami Workflow – Architektura rozwiązania

                Wymiana różnorodnych informacji pomiędzy pracownikami firmy oraz współpraca z jednostkami zewnętrznymi to kluczowe elementy działania typowego przedsiębiorstwa. Problemem, na jaki napotykają popularne systemy zarządzania pracą jest to, że reguły, według których odbywa się wspomniana wymiana informacji ulegają ciągłym zmianom. Działanie Workflow oparte jest na rozszerzalnej architekturze sterowanej procesami. System umożliwia przekazywanie dowolnych typów informacji, zarówno pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz. W przeciwieństwie do innych systemów organizacji pracy, które ograniczają się do przesyłania informacji pomiędzy użytkownikami i wymuszania pewnych czynności zatwierdzających, Workflow umożliwia modelowanie złożonych procesów, jakie zachodzą w biznesie. Przy pomocy tego narzędzia można definiować procesy, które wykonują się w pętli, rozgałęziają się na działania przebiegające równolegle, spotykają się, dekomponują się na procesy podrzędne, rozdzielają w zależności od rezultatów określonego działania i wygasają.

Teoretyczne podstawy tworzenia SWO i strategie budowy e-biznesu w zakresie integracji systemów, Worflow pozwalają definiować zdarzenia, w których wystąpienie decyduje o uruchomieniu pewnych czynności, czy przesłaniu komunikatów pomiędzy określonymi aplikacjami. Komunikacja będąca skutkiem tych działań może zostać nawiązana pomiędzy aplikacjami pracującymi w przedsiębiorstwie. Integracji mogą podlegać również pracownicy firmy, bądź grupy pracowników (na przykład działy przedsiębiorstwa), a także osoby współpracujące (dostawcy, odbiorcy, potencjalni klienci). Oni również są automatycznie powiadamiani o wystąpieniu określonych zdarzeń zdefiniowanych w systemie.

W ogólnym modelu architektury według standardu koalicji WfMC punktem wyjścia jest określenie procesu biznesowego, który ma być obsługiwany przez aplikację. Następnie w narzędziach przeznaczonych do modelowania następuje definiowanie procesu w rozbiciu na poszczególne działania zgodnie ze standardem „rozumianym” przez system zarządzania procesami Workflow. Po zdefiniowaniu procesu system ten odpowiedzialny jest za prawidłowy przebieg procesu oraz za zarządzanie instancjami procesu i monitowanie o etapach jego przebiegu.

 Szczegółowo poszczególne elementy architektury zostały omówione poniżej:

 

1. System Zarządzania Procesami Workflow (Workflow Management System)

Jest to system, który definiuje, tworzy i zarządza realizacją procesu workflow

przez wykorzystanie do tego odpowiedniego oprogramowania (Workflow Engine), które potrafi zinterpretować definicję procesu zamodelowaną w modelerze a następnie zainicjować działanie procesu workflow, który może również obejmować komunikację z innymi aplikacjami zewnętrznymi. Automatyzacja procesu biznesowego jest determinowana przez definiowanie procesu, które identyfikuje działania, zasady i procedury oraz powiązane dane. System zarządzania procesami Workflow składa się z trzech komponentów:

• Komponenty software, które zapewniają wsparcie różnych funkcji realizowanych przez system (ciemnoszare wypełnienie),

• Różnego typu dane systemowe i meta dane (definicje danych), które są wykorzystywane przez różne komponenty oprogramowania,

• Aplikacje zewnętrzne i dane tych aplikacji (wypełnienie szare), które nie są

częścią systemu WF, ale realizują jakieś fragmenty procesu.

Na rysunku 1 poniżej zaprezentowany został schemat architektury systemu zarządzania procesami workflow:

2. Modelery definiujące procesy (Process Definition Tool)

Narzędzia do definiowania procesów są wykorzystywane to prezentacji zagadnienia biznesowego w ujęciu procesowym. Mogą one bazować na formalnych językach modelowania procesów (formal process definition language), na modelach obiektów i relacji między nimi lub na prostych skryptach pisanych w konkretnym języku programowania. Konieczne jest zapewnienie wymienialności i dostępności formatów miedzy poszczególnymi użytkownikami. Definicja procesu składa się z pojedynczych działań (kroków) oraz relacji między nimi, definicji wyzwalaczy (trigger) procesu oraz czynników kończących proces, jak również z informacji na temat danych i aplikacji zewnętrznych biorących udział w procesie. Narzędzia te mogą być albo nierozerwalnymi częściami aplikacji WF lub mogą być aplikacjami zewnętrznymi wykorzystywanymi do modelowania i optymalizacji procesów biznesowych. W tym przypadku konieczne jest stworzenie odpowiedniego interfejsu definiującego format wymiany danych między narzędziem a aplikacją WF.

Jeśli do modelowania procesów jest wykorzystywane zewnętrzne narzędzie, definicja procesu musi być transformowana do postaci zrozumiałej dla obu produktów, można również utworzyć repozytorium, w którym będą składowane definicje w formie czytelnej dla obu programów. Końcowy efektem modelowania procesu i jego poszczególnych kroków jest definicja procesu, która może być interpretowana w czasie rzeczywistym przez Workflow Engine. W modelu referencyjnym koalicji WfMC proces wymiany danych obsługiwany jest przez odpowiednio zdefiniowany do tego interfejs. Definiowanie procesu zawiera wszystkie konieczne informacje o procesie, które są konieczne do jego realizacji w aplikacji Workflow. W skład tych informacji wchodzą:

• Warunki rozpoczęcia procesu, (wyzwalacze),

• Warunki zakończenia procesu,

• Działania (activities) wchodzące w skład procesu – pojedyncze zdarzenia,

oraz zasady regulujące przepływy (przejścia) miedzy nimi,

• Zadania dla uczestników procesu, które mają zostać wykonane,

• Powiązania z aplikacjami zewnętrznymi,

• Definicje metadanych wykorzystywanych przez aplikację WF, które mogą

być wykorzystywane w czasie realizacji procesu.

Na rysunku 2 poniżej zaprezentowano elementy definicji procesu.

3. Działanie (activity)

Działanie stanowi jednostkę pracy, która stanowi logiczny krok w procesie. Działanie może być wykonywane ręcznie przez Użytkownika (bez wsparcia systemu) lub automatyzowane przez system workflow. Takie działanie absorbuje zasoby ludzkie, systemowe wspierające wykonanie procesu alokowane na pojedynczym kroku procesu. Działanie może być funkcją, powiadomieniem, zdarzeniem biznesowym lub podprocesem.

 

4. Instancja (procesu lub działania)

Jest to reprezentacja pojedynczej realizacji procesu, działania w ramach procesu zawierająca powiązane z nią dane. Każda instancja reprezentuje wydzieloną ścieżkę wykonania procesu, która może być niezależnie kontrolowana, może posiadać swój stan i reprezentację zewnętrzną.

źródła:

-http://www.wfmc.org

-http://www.swo.ae.katowice.pl/_pdf/120.pdf

-http://en.wikipedia.org/wiki/WFMC

Co to jest Workflow?

Workflow (ang. work flow – przepływ pracy) – w sensie szerszym, pojęcie określające sposób przepływu informacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. W węższym sensie jest to określenie sposobu przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien zalgorytmizowany zespół czynności.

Według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) workflow to:

"automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Pojęcie workflow jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza służącego wspomagania pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu delegacji w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową generują dane wejściowe (miejsce do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z Warszawy do Poznania), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji u klienta, dokument delegacji staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podroży. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem osób wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow.

Procesy workflow przedstawia się zwykle w postaci grafu. Przykładowy graf przedstawiający proces workflow przedstawiono na rysunku 1.

 

Istnieje także szereg narzędzi komputerowego wspomagania tworzenia procesów workflow, włącznie z narzędziami pozwalającymi w sposób graficzny projektować i programować gotowe systemy przepływu informacji.